Informazioni e Documenti per
Spedire Fuori dall’Unione Europea

Effettuare una spedizione extra UE è un’operazione abbastanza semplice ma può rivelarsi più complicato del previsto se non si è a conoscenza della procedura esatta e non si conoscono i documenti per spedire fuori dalla ‘unione europea.

Similmente a come abbiamo visto nella guida su come spedire pacchi e documenti negli Stati Uniti, spedire beni in paesi fuori dalla Comunità Europea richiede qualche attenzione in più, soprattutto per la compilazione dei documenti richiesti dalla dogana.

In ogni paese, infatti, vige una legislazione differente che regola l’ingresso e l’uscita delle merci. Di conseguenza, è opportuno avere la certezza che ciò che vuoi spedire sia idoneo all’importazione e che rispetti tutti i protocolli previsti dal paese in questione.

Vediamo allora quali documenti sono necessari per spedire fuori dall’Unione Europea senza incappare in difficoltà o ritardi nel recapito del tuo pacco.

Documentazione necessaria per la spedizione extra UE

Per prima cosa, è fondamentale distinguere la tipologia di spedizione che si andrà ad effettuare. I documenti da produrre, per spedire fuori dall’unione europea infatti, si differenziano a seconda che i beni vengano spediti nell’ambito di una vendita commerciale o che si tratti di un invio di regali tra privati.

In ogni caso, sono sempre obbligatori alcuni dati. Non possono mancare infatti i recapiti del mittente e del destinatario, inclusi anche numeri di telefono e indirizzi email validi, il numero della lettera di vettura e il valore dei beni da spedire.

Per quanto riguarda, invece, la documentazione da allegare al pacco, è necessario:

• Fattura proforma o commerciale
• Dichiarazione di libera esportazione
• Lettera di vettura
• Documento di identità del mittente (copia di carta d’identità e codice fiscale)

Questi documenti sono sempre necessari per spedire un pacco fuori dall’Unione Europea, a prescindere dalla natura della spedizione.

Solamente nel caso in cui la spedizione contenesse esclusivamente documenti non è richiesta l’emissione della fattura. I documenti, intesi come comunicazioni scritte, non hanno, infatti, valore commerciale e necessitano solo della lettera di vettura del corriere.

Vediamo ora nel dettaglio come compilare correttamente tutta la documentazione richiesta e quando è il caso di produrre una fattura commerciale o proforma.

Fattura proforma o commerciale: quale scegliere

Se devi spedire dei prodotti che hai venduto e per i quali è avvenuta una transazione economica, dovrai fornire regolare fattura commerciale da accompagnare alla merce.

Se, al contrario, non si è perfezionata una transazione di natura economica si dovrà procedere a compilare una fattura proforma. I dati da riportare sono, in linea generale, gli stessi per entrambi i documenti, con l’esclusione della partita Iva in caso si tratti di una spedizione tra privati.

Le fatture vanno entrambe redatte in triplice copia, una da apporre sul pacco protetta da una busta trasparente e le altre due copie da consegnare al corriere.

È importante compilare i documenti con estrema attenzione. Considerato che il pacco arriverà alla dogana di un paese straniero, è opportuno che le fatture vengano redatte in inglese, così da non creare confusione tra il paese di partenza e quello di destinazione.

Fattura commerciale: per spedizioni con transazioni economiche

La fattura commerciale non è altro che un documento in cui sono riportate in maniera molto dettagliata tutte le informazioni relative ai beni oggetto della spedizione.

Essa deve essere quanto più completa e precisa possibile perché da questa verranno determinati gli eventuali dazi doganali che devono essere pagati per permettere la consegna del pacco.

Quando la merce arriverà nel paese di destinazione, infatti, la relativa dogana d’importazione provvederà a calcolare gli oneri, che solitamente sono a carico del destinatario ma che, su specifica richiesta, possono essere coperti direttamente dal mittente.

Il dazio e l’Iva vengono calcolati sulla base del valore della merce dichiarato in fattura, per questo motivo è opportuno essere molto precisi e non cercare di “imbrogliare” sul reale valore del pacco.

Per una stima relativa all’ammontare questi oneri, è possibile individuare il codice TARIC di ogni articolo a questo link e selezionare il paese di destinazione.

Tra i dati da inserire nella fattura commerciale troviamo:

• Dati del mittente (nominativo, indirizzo, partita iva);
• Dati del destinatario (nominativo, indirizzo, partita iva);
• Numero e data della fattura;
• Elenco dettagliato della merce (tipologia, peso, dimensioni);
• Materiale degli articoli e paese di produzione;
• Valore unitario dei singoli articoli;
• Valore totale del pacco.

Tutti gli operatori commerciali, per esportare merci fuori dall’unione Europea, devono richiedere il codice EORI.

Questo codice, introdotto a partire dal 2009, serve a identificare i singoli operatori economici. Si compone di 15 cifre, la prima parte consiste nella sigla del Paese di origine e la seconda dal numero di partita Iva o codice fiscale del mittente.

Puoi scaricare il modello di richiesta del codice EORI cliccando qui.

La mancata comunicazione del codice EORI non comporta multe né sequestri, ma si rischia che il pacco rimanga bloccato a lungo presso la Dogana. La merce verrà sbloccata solo all’ottenimento del codice.

Fattura proforma: per regali, campionature o resi

Anche nella fattura proforma sei tenuto a riportare le informazioni dettagliate relative alla merce che vuoi spedire, come il suo valore, ma in più dovrai anche indicare lo scopo della spedizione.

Tra le casistiche possibili troviamo il regalo, l’invio di campioni gratuiti o il reso di merce in garanzia.

È fondamentale che la fattura proforma sia compilata correttamente e con dati veritieri. In caso le autorità doganali dovessero riscontrare delle difformità tra la merce spedita e quanto dichiarato nel documento possono bloccare il pacco, confiscarlo o restituirlo al mittente.

Per le spedizioni non commerciali non è solitamente previsto il pagamento di dazi alla dogana. Ciò avviene solo se il valore del contenuto del pacco supera l’importo stabilito dal paese di destinazione.

In ogni caso, è bene assicurarsi che il recapito telefonico del destinatario sia valido. Se, per qualsiasi ragione, la dogana non dovesse riuscire a contattarlo per svincolare la spedizione c’è il rischio che il pacco venga rispedito al mittente (con costi a carico di quest’ultimo) o addirittura distrutto.

Dichiarazione di libera esportazione

La dichiarazione di libera esportazione è un documento molto importante per le autorità doganali.

Nel caso di spedizione extra UE, infatti, saranno ben due le dogane da superare.

La prima è quella italiana: le autorità operano una prima verifica e controllano se la merce non risulta tra quelle vietate secondo il regolamento europeo vigente.

Tra gli articoli proibiti troviamo, ad esempio, sostanze pericolose, specie protette di flora e fauna o articoli a duplice uso civile e militare. L’elenco completo dei prodotti vietati sono riportati sul documento stesso che dovrai sottoscrivere e firmare.

Clicca qui per scaricare il FAC-SIMILE Dichiarazione libera esportazione italiano – inglese da riportare su carta intestata.

Con la dichiarazione di libera esportazione, quindi, si procede a certificare che la spedizione non includa merce vietata e, allo stesso tempo, si solleva il corriere da qualsiasi responsabilità circa il contenuto del pacco.

I dati da riportare in questo importante documento comprendono i recapiti e i dati anagrafici del mittente (incluso il ruolo ricoperto nella società se si tratta di spedizione commerciale), il numero di lettera di vettura e il riferimento alla fattura commerciale o proforma.

Lettera di vettura e documenti di identità del mittente

Oltre alla fattura commerciale o proforma e alla dichiarazione di libera esportazione, dovrai allegare al tuo pacco anche la lettera di vettura.

La lettera di vettura è un documento che ti verrà consegnato direttamente dal corriere e che riporterà tutti i dati fondamentali per la spedizione della merce. Costituisce, inoltre, prova di spedizione da parte del mittente e contiene un codice per tracciare il tragitto del pacco dalla partenza fino alla sua destinazione.

Non dimenticare di inserire anche copia della tua carta di identità e codice fiscale in corso di validità tra i documenti di spedizione. Senza questi documenti il pacco potrebbe venire bloccato e, di conseguenza, generare ritardi nella consegna.

Conclusioni: spedizione extra UE

Questi sono tutti i documenti di cui avrai bisogno affinché tu possa spedire fuori dalla unione europea.

Come abbiamo visto, allora, effettuare una spedizione extra UE richiede qualche accorgimento in più rispetto a quelle nazionali o in Europa, ma non si tratta di niente di complesso se hai a disposizione tutti i documenti richiesti.

Se hai dubbi o perplessità riguarda alla documentazione da preparare, il team di Yellohu è a tua disposizione per supporto e chiarimenti. In questo modo, sarai sicuro che la tua spedizione arriverà a destinazione senza problemi o contrattempi.