Documenti per
Spedire negli USA

Che sia per questioni commerciali o semplicemente per inviare un regalo ad amici e parenti oltreoceano, effettuare una spedizione verso gli USA può non rivelarsi semplice (almeno all’inizio) a causa della burocrazia più complessa di quella del nostro paese e, se non si conoscono i documenti da compilare per spedire negli Stati Uniti.

Se, per le spedizioni all’interno della Comunità Europea, è sufficiente la lettera di vettura perché la spedizione arrivi a destinazione senza problemi, spedire pacchi e documenti in paesi extra UE prevede la compilazione attenta di diversi documenti.

La mancanza di informazioni importanti o la violazione delle rigide norme della dogana statunitense, infatti, possono comportare il blocco del pacco, il ritorno al mittente o, nei casi più gravi, il sequestro e la distruzione del contenuto spedito.

Vediamo allora tutto quello che c’è da sapere per spedire un pacco negli Stati Uniti in totale sicurezza e senza incorrere in eventuali problemi con la dogana.

Come spedire negli Stati Uniti: la documentazione

La parte più complessa nel processo di spedizione verso gli Stati Uniti è quella relativa alla documentazione.

In base al tipo di spedizione e di articoli che si vogliono spedire è necessario produrre diversi documenti, in cui sostanzialmente si dichiara:

• Cosa contiene il pacco
• Il motivo della spedizione
• Chi è il destinatario
• Qual è il valore dei prodotti oggetto di spedizione

La modulistica in questione è differente se si sceglie di spedire lettere o documenti, regali o merce a scopo commerciale.

In generale, avrai bisogno dei seguenti documenti:

• Etichetta di spedizione o lettera di vettura (AWB in inglese), prodotta dal corriere;
• Fattura proforma o fattura commerciale (invoice);
• Dichiarazione di libera esportazione;
• Partita IVA/codice fiscale del mittente.

La lettera di vettura è quella prodotta dal corriere, che contiene le informazioni e il numero della spedizione.

La fattura proforma o commerciale sono documenti che servono alla descrizione dettagliata della merce che stai spedendo. Se lo scopo della tua spedizione è per uso privato, cioè non ha alcun valore commerciale, compilerai la fattura proforma. Se, invece, la merce oggetto di spedizione è il frutto di una vendita, allora devi compilare la fattura commerciale.

Infine, la Dichiarazione di libera esportazione è un documento in cui dichiari che la merce che vuoi spedire non è sottoposta a restrizioni da parte delle normative statunitensi.

Anche nel caso in cui tu abbia richiesto una spedizione negli Stati Uniti per effettuare un reso merce, è necessario che il tuo pacco contenga gli stessi documenti che ne specificano il contenuto.

In particolare, oltre alla dichiarazione di libera esportazione, sei tenuto a compilare la fattura proforma dove specifichi che il motivo della spedizione è un reso per merce difettosa o non gradita. Ricorda che anche se si tratta di un reso sei tenuto a riportare il valore reale dei prodotti.

È importantissimo ricordare che tutti questi documenti devono essere compilati in lingua inglese, poichè verranno analizzati dalla dogana statunitense una volta che il pacco avrà raggiunto il paese di destinazione.

Se hai difficoltà con la lingua, allora è il caso di rivolgerti a qualcuno che possa aiutarti a redigere i documenti senza commettere errori. È necessario, infatti, che le informazioni dichiarate siano quanto più accurate ed esaustive possibili, così da evitare contestazioni e altri problemi nella fase di sdoganamento del pacco.

Spedizione commerciale o regalo? Facciamo chiarezza

Per capire quali documenti vanno compilati per una spedizione verso gli Stati Uniti, bisogna prima definire la natura della merce che si vuole spedire.

Si tratta di una spedizione privata, come un regalo o dei campioni gratuiti e quindi priva di valore commerciale oppure sono prodotti commerciali acquistati dal destinatario o finalizzati alla rivendita?

Vediamo allora quali sono le principali differenze tra i due tipi di spedizione e quali passaggi sono richiesti per l’una o per l’altra.

Spedizione commerciale

Parliamo di spedizione commerciale quando vuoi spedire dei tuoi prodotti che hanno un valore commerciale, cioè che il destinatario ha acquistato per sé o per rivendita, e in seguito ad una vera e propria transazione economica.

I documenti richiesti per una spedizione commerciale negli Stati Uniti sono:

• Etichetta di spedizione o lettera di vettura (AWB in inglese), prodotta dal corriere;
• Fattura commerciale (invoice) in 3 copie;
• Dichiarazione di libera esportazione;
• Partita IVA del mittente e del destinatario (o il suo codice fiscale).

La lettera di vettura è elaborata dal corriere sulla base dei dati che hai comunicato al momento della richiesta di spedizione. Essa comprenderà i dati di mittente e destinatario e il codice identificativo della spedizione.

La fattura commerciale è senza dubbio il documento più importante e bisogna prestare la massima attenzione nella compilazione. Deve essere prodotta in 3 copie: l’originale da attaccare sul pacco e sigillata in una bustina trasparente e due copie da consegnare al corriere.

Questa dovrà contenere non solo le informazioni su mittente e destinatario e i loro contatti, ma anche una descrizione dettagliata della merce che stai spedendo. Dichiarazioni generiche come “samples, food, supplies” non sono infatti accettate.

Per agevolare lo sdoganamento del pacco, è richiesto anche il codice doganale HS identificativo per ogni prodotto spedito (che può essere generato online cliccando sul link sopra), e il loro paese di origine, cioè il luogo in cui sono stati prodotti originariamente e non quello da cui parte la spedizione.

Poi, è importante riportare il numero esatto di ogni prodotto, il peso e il suo valore unitario, e riportare alla fine il valore totale delle merci nella valuta di riferimento (nel nostro caso Euro).

Infine, bisogna indicare il motivo della spedizione, cioè se si tratta di una vendita, di prodotti destinati alla rivendita negli USA o altro, e i termini di vendita. Clicca qui per consultare le nuove regole 2020: Incoterms.

Per agevolarti nella compilazione della fattura commerciale, qui di seguito abbiamo elaborato un fac-simile evidenziando cosa riportare in ogni campo.

Spedizione non commerciale/regalo

Se hai intenzione di spedire della merce non destinata alla vendita, come campionatura, riparazione o come regalo, dovrai compilare invece una fattura proforma.

A differenza della fattura commerciale, quella proforma deve contenere solo le informazioni necessarie a superare i controlli doganali.

In essa quindi deve essere riportata una descrizione dettagliata di ciò che si sta spedendo e il motivo della spedizione.

Nello specifico devi riportare se si tratta di un regalo (gift), di campioni gratuiti, di oggetto da riparare o restituzione di un articolo. È opportuno comunque specificare che il prodotto è da intendersi per uso personale e non destinato alla vendita.

Le informazioni necessarie per la fattura proforma sono:

• Nome e indirizzo di mittente e destinatario;
• Numero di articoli che si vuole spedire;
• Descrizione dettagliata e valore unitario;
• Valore totale e origine dei prodotti;

Non sono richiesti codici o altre informazioni, ad eccezione della dichiarazione da parte della FDA se vuoi spedire alimenti e bevande consentite e se il loro valore supera i 200 dollari.

Anche per questo tipo di spedizione dovrai provvedere ad elaborare 3 copie della fattura proforma, una da attaccare sul pacco e due da consegnare al corriere, e gli altri documenti richiesti per spedire negli USA: lettera di vettura, Dichiarazione di Libera Esportazione, il tuo documento e codice fiscale.

Dogana, dazi e restrizioni

A prescindere dal fatto che si tratti di una spedizione per scopo commerciale o meno, ricorda sempre di accertarti che i prodotti che vuoi spedire siano idonei all’importazione oltreoceano.

Vi sono, infatti, alcune merci proibite che non possono assolutamente essere importate negli Stati Uniti, pena multe e conseguenze legali. Puoi consultare l’elenco degli articoli proibiti in questa pagina.

Nel caso in cui tu voglia spedire alimenti e bevande che non sono sottoposti a restrizioni, è necessario specificare in fattura il codice FDA (Food and Drugs Administration). Ad omettere questo passaggio si rischia che la spedizione non parta affatto o che venga bloccata alla dogana statunitense.

In caso di spedizione commerciale è previsto inoltre il pagamento di dazi doganali da parte del destinatario, in base alla quantità di merce e al suo effettivo valore.

A tal proposito, è necessario che il valore della merce riportato in fattura sia molto accurato. I funzionari doganali, infatti, possono riservarsi il diritto di richiedere informazioni aggiuntive (come prove di pagamento) se ritengono che l’importo dichiarato non sia attendibile in base al tipo di merce.

Ad ogni tipologia di articolo corrisponderà un codice che permette di calcolare il dazio sulla base della quantità e del valore totale. Per stimare in anticipo gli oneri doganali, puoi eseguire una ricerca del codice TARIC a questo indirizzo.

Cliccando in alto a sinistra su “nomenclature” potrai effettuare la “ricerca per parole”. Una volta individuato il codice con la descrizione che più si avvicina a quella della tua merce, clicca sul codice, poi su Misure importazione e inserisci il paese di destinazione per verificare la percentuale IVA e del dazio da applicare al valore della merce.

Per sdoganare la spedizione, quindi, è necessario che il destinatario proceda al pagamento degli oneri richiesti.

Per questo motivo, è assolutamente importante che nella fattura commerciale siano riportati indirizzo email e numero di telefono validi del destinatario, così da poter essere contattato dalla dogana. In caso contrario, la merce potrebbe essere distrutta o essere rispedita al mittente con costi a carico di quest’ultimo.

Le spedizioni non commerciali o regali, invece, non prevedono il pagamento di dazi a patto che il valore dei prodotti non sia superiore a 800 dollari.

Conclusioni

Organizzare una spedizione verso gli Stati Uniti può rivelarsi un po’ complicato a causa delle normative e della lingua differenti. Per evitare che il tuo pacco venga bloccato alla dogana italiana o statunitense, rischiando di perdere tempo e denaro, allora è bene tenere a mente i seguenti passaggi:

1. Definisci prima di tutto se si tratta di una spedizione a scopo commerciale o no;
2. Consulta l’elenco delle delle merci che puoi spedire negli Stati Uniti per accertarti che i tuoi prodotti siano idonei alla spedizione;
3. Elabora i documenti necessari alla spedizione:
   • Codice fiscale, lettera di vettura, dichiarazione di libera esportazione e fattura proforma se stai spedendo regali o prodotti destinati all’uso personale;
   • Partita IVA (anche del destinatario), lettera di vettura, dichiarazione di libera esportazione e fattura commerciale se stai spedendo prodotti destinati alla vendita in seguito ad accordo economico.